لماذا تحتاج شركتك إلى مختص في إدخال البيانات؟

Advertisements

يحتاج جميع روّاد الأعمال إلى تنظيم عملية إدخال بيانات الشركة أو المؤسسة بدقة، مع حفظها في قواعد بيانات آمنة وسهلة الوصول، إذ تمثل قواعد البيانات هذه الركيزة الأساسية لتوسع الشركة وتطورها. لذلك يبحث أصحاب المشاريع دومًا عن مختصًي إدخال البيانات المحترفين ليتولًوا التعامل مع بيانات شركتهم الرقمية والمرئية والصوتية. فما أهم ما ينبغي لك معرفته بخصوص إدخال البيانات؟

ما المقصود بمصطلح إدخال بيانات؟

يشير إدخال البيانات إلى العملية التي يجري فيها تعريف نظام إلكتروني معين على المعلومات والبيانات بمختلف أنواعها ثم حفظها من أجل العودة لها لاحقًا، مع إمكانية تعديلها وتحسينها أو حذفها.

يحتاج إدخال البيانات على الرغم من كونه عملية تقنية إلى الفن والمهارة في التعامل مع الملّفات والمستندات المختلفة وإدخالها بالطريقة التي تحقق أكبر قدر من التنظيم وتُسهِم في توفير الوقت والإمكانات.

تملك الشركات الكبرى قواعد بيانات هائلة تجعل من الصعوبة التعامل معها وتنسيقها بطريقة تقليدية لذلك تسعى هذه الشركات لرِفد كوادرها بأشخاص مختصين في إدخال البيانات ومعالجتها.

ما هي فوائد عملية إدخال البيانات؟

ينطوي إدخال البيانات بصفته تقنية حديثة على مجموعة من الفوائد والمنافع التي تصب في مصلحة جودة الخدمات والمنتجات، وتُحسن سمعة الشركات بما يعزز من مكانتها بين المنافسين. من أبرز هذه الفوائد:

  1.   تمكين الشركة من مواكبة تطورات السوق ومتطلبات الشريحة المستهدفة من العملاء.
  2.   تخزين البيانات بأسلوب منظم وحفظها من الضياع أو التعرض للتلف.    
  3.   يتيح الإدخال السليم للبيانات إمكانية إدارتها بصورة أكثر كفاءة.
  4.   تقليل التكاليف والأعباء وتحسين إنتاجية العمل الإجمالية.
  5.   تسهيل التعاملات النقدية للشركة مع العملاء، ومع الشركات الأخرى.
  6.   تنظيم الإيرادات والتكاليف والحسابات الضريبية للحد من الهدر.

ما هي أنواع البيانات الأساسية التي يتم إدخالها إلى الأنظمة الإلكترونية؟

تتنوع عملية إدخال بيانات الشركة نظرًا لتشعب أنواع البيانات وأساليب الحصول عليها، إذ يمكن تصنيف البيانات ضمن نوعين أساسيين يضم كل منهما أنواعًا فرعية، وهما:

  • البيانات الكمية

تشمل البيانات الكمية كل ما يتعلق بالأرقام والعمليات الحسابية والمتغيرات الرياضية، إضافةً للإحصاءات وجداول الإيرادات والتكاليف التي تشكل عنصرًا بالغ الأهمية في عمل الشركات.

يتم الحصول على هذا النوع من البيانات من خلال القياس والحساب باستخدام أدوات وأساليب متنوعة، كذلك يمكن الوثوق بالبيانات الرقمية لكونها ثابتة نسبيًّا.

من جهة أخرى، تضم البيانات الكمية نوعين من البيانات هي:

  • البيانات المنفصلة

تتمثل بالبيانات الرقمية المكونة من أعداد صحيحة ثابتة لا يمكن تجزئتها مثل عدد الموظفين في شركة أو عدد النسخ المطبوعة من كتاب ما أو عدد السيارات التي يستطيع المصنع إنتاجها خلال شهر.

  • البيانات المستمرة

تتصف هذه البيانات بالدقة العالية والتغير المستمر في القيم وتقيس الأطوال والأوزان والنسب المئوية والأرباح، يتم استخدامها في الدراسات التحليلية ودراسة الجدوى الاقتصادية ويتم تمثيلها بالرسوم البيانية.

  • البيانات النوعيّة

يضم هذا النوع مختلف أشكال البيانات الوصفية غير الرقمية مثل استطلاعات الرأي التي تقيس الجودة و المقابلات والاستبيانات، كذلك تشمل المعلومات المرئية والمسموعة والأوصاف المكتوبة والمسجلة.

يتم الحصول على هذه البيانات عبر العديد من الوسائل على سبيل المثال تقنية الفيديو والتسجيلات الصوتية بالإضافة إلى أنها تضم البيانات الاسمية والرتبية.

ما هي مهام موظف إدخال البيانات؟

في ظل تطور كافة مجالات الأعمال، تزداد الحاجة إلى مختصين وخبراء في إدخال بيانات الشركات والمؤسسات، إذ تقع على عاتقهم مجموعة من المهام والمسؤوليات التي تجعل من دورهم محوريًا، ومن مهامهم نذكر:

  1.     فرز البيانات المختلفة وتنظيمها تبعًا لنوعها أو مصدرها لتسهيل الوصول لها عند الحاجة.
  2.   الحفاظ على خصوصية البيانات وسريّتها لتجنب اطلاع المنافسين عليها.
  3.   التأكد من سلامة المعطيات المُدخلة وتصحيحها عند الضرورة.
  4.   إدخال البيانات بدقّة عالية لكون معظمها معطيات حساسة لا تقبل الخطأ.

ما هي المهارات الضرورية لمدخل البيانات؟

تسعى كل شركة إلى تحقيق التفوق وبلوغ القمة في مجالها، وفي ظل احتدام المنافسة بين الشركات، كان لا بد لكل منها أن تتقن اختيار موظفيها وتنتقي معايير خاصة تضمن احترافية مختص إدخال البيانات لديها.

يحظى مشروع إدخال البيانات بقدرٍ عالٍ من الاهتمام لذلك من الضروري أن يتمتع المختصون بمجموعة من المهارات،  أهمها:

1.  التعامل مع البرمجيات

يجب أن يتمتع مدخل البيانات بالقدرة والمهارة الكافية للتعامل مع التقنيات الإلكترونية والبرامج الحاسوبية كونها المحطة التي تستقبل المعلومات والمعطيات.

تعد هذه المهارة أساسية لأن معظم الشركات والمؤسسات تتجه نحو أتمتة أعمالها المختلفة، لذلك أصبح من الضروري اتقان المختصون استخدام قواعد البيانات والجداول وبرامج المحاسبة وغيرها.

2.  العمل الجماعي

دائمًا ما يثمر العمل الجماعي نتائج أفضل من العمل الفردي، ويرفع من جودة العمل، إذ أصبح تحلّي الموظفين بروح الفريق والجماعية ضرورات غير قابلة للنقاش.

يعمل مجموعة من المستقلين في مجال إدخال بيانات الشركة بسبب الكم الهائل من المعطيات الموجودة، وهنا تكمن أهمية وجود تنسيق وتواصل فعال بين عناصر الفريق الواحد لتجنب الأخطاء والحصول على نتائج مثالية.

3.  السرعة في الأداء

تعمل الشركات التي تسعى لتحقيق الرّيادة في سباق مع الزمن، إذ لا بدّ من مختصي إدخال البيانات أن يلتزموا بهذا النهج  لتلافي الآثار السلبية والخسائر الفادحة التي قد يكلّفها التأخير والمماطلة.

يتوجب على موظفي إدخال بيانات الشركة الالتزام بإنجاز الأعمال الموكلة إليهم وفقًا للجدول الزمني المحدد خصوصًا أن بعض البيانات متغيرة، ومن الضروري مواكبة تغيراتها.

كيف يمكن تطوير عملية إدخال بيانات؟

تتخذ الشركات الناجحة نهج تحسين ورفع كفاءة عملية إدخال البيانات لما لها من أهمية في تسيير مختلف نواحي العمل وتنسيق تعاملات الشركة واستثماراتها. من أهم استراتيجيات التطوير، نذكر:

  1. منح المستقلين تفاصيل كاملة حول نوع بيانات الشركة وآلية تخزين هذه البيانات وتنظيمها.
  2. وضع تقويم زمني محدد للمشروع، بحيث يتم تسليم المشروع بالتدريج، لضمان جودة العمل.
  3. تعيين مشرفين مختصين في مراجعة صحة البيانات المدخلة.
  4. الاعتماد على منصات تخزين قواعد بيانات تتمتع بدرجة عالية من الأمان والموثوقية.

يمكن اليوم الاستفادة من استخدام برامج متخصصة في كشف الأخطاء التي تطال عملية إدخال بيانات الشركة، مما يسمح بالحصول على نتائج متقنة وتحقيق الغاية المطلوبة بأفضل شكل.

في ظل اعتماد بعض الشركات على البرامج الآلية في إدخال البيانات، فإنه لا غنى إطلاقًا عن التعاقد مع المختصين المحترفين القادرين على التعامل مع جميع المشكلات المعقدة التي تتعلق بأنظمة قواعد البيانات. لذلك يمكنك الاستعانة بدليل المعايير الذي وضعناه بين يديك لاختيار أفضل خبير في التعامل مع البيانات لتنظيم نشاطك التجاري.

Advertisements
Advertisements