كيفية كتابة تقرير باحتراف

لمن يريد تعلم كيفية كتابة تقرير سنقدم له العون من خلال مقالة اليوم. قد تعتقد أنك تكتب تقرير بطريقة جيدة ولكن مع مرور الزمن تكتشف مجموعة من الأخطاء لا تلاحظها عند كتابة التقرير . في هذه المقالة سوف نوضح لكم مجموعة من النصائح حول كيفية كتابة التقرير بطريقة منظمة وهادفة والإستراتيجيات الفعالة لكتابة تقرير عالي الجودة  . فأنت بحاجة إلي تعلم كيفية كتابة التقرير سواء إذا كنت طالب، موظف، والكثير يواجه صعوبة وإرتباك في أسلوب  الكتابة واللغة المستخدمة وطول التقرير والعديد من العوامل الأخري .

ما هو التقرير ؟

يتم كتابة التقرير لهدف معين وجمهور مخصص . يعمل التقرير علي تقديم معلومات وأدلة محددة من خلال تحليلها وتطبيقها  علي مشكلة أو قضية معينة . وعرض المعلومات بشكل منظم وواضح في صورة أقسام وعناوين بحيث يسهل علي الجمهور المستهدف متابعتها .

عندما يطلب منك كتابة تقرير عادة ما يقدم التقرير موجز من التعليمات و الإرشادات والخطوط العريضة لغرض مهم للجمهور المستهدف والمشكلة التي يتم كتابة التقرير من أجلها . نقدم لكم دليل كتابة التقرير ولاشك أن يجب أن تأخذ مجموعة من التعليمات في إعتبارك عند كتابة التقرير .

كيفية كتابة تقرير 

إرشادات عامة :

هناك مجموعة من الإرشادات العامة التي يجب أن تعرفها قبل الشروع في كتابة التقرير وتحديدها جيداً يمكنك التعرف عليها أدناه :

الهدف من التقرير :

أهم شئ يجب أن تأخذ في إعتبارك خلال عملية كتابة التقرير وذلك لأن التقرير مكتوب لكي يتم قرائه من قبل شخص أخر، فهذا هو الهدف الرئيسي لكتابة التقرير.  وقبل البدء في كتابة التقرير يجب أن تحدد في عقلك الجمهور المستهدف من الكتابة . في أضيق الحدود يكون التقرير مكتوب من أجل مديرك في العمل أو أستاذك الجامعي أو ربما لجنة التقيم في العمل وأيضاً تحديد إذا كان التقرير مكتوب لأشخاص اكبر أم أصغر منك لأن ذلك له قيمة لكي تستمر في العمل وتحسينه . بصفة عامة يجب أن يستهدف التقرير تقديم معلومات صحيحة ودقيقة وموجزة عن المشكلة .

 النهج العام للتقرير :

عند إتخاذ نهج من أعلي إلي أسفل عند كتابة التقرير يساعدك في حل المشكلة وينقسم إلي مجموعة من التفاصيل وهي كالأتي :

أولاَ كتابة الخطوط العريضة للقسم .

ثم الخطوط العريضة للفرع .

ثم مخطط لمستوي الفقرة وتشمل عرض  الفقرة في نقاط أو تدفق للأفكار .

كتابة تدفق الأفكار في هيئة جمل تساعدك في بناء التقرير .

أثناء التفكير في الخطوط العريضة للفقرة يجب وضع في إعتبارك الأرقام، الجداول، الرسوم البيانية، كجزء من التقرير في مراحله المختلفة .

ما الذي يجعل التقرير جيد ؟

هناك أسباب تجعل التقرير شكل من أشكال التقيم الكتابي وهما :

لمعرفة ما تعلمته من من قراءتك وبحثك وخبرتك .

لكي يعطيك تجربة مهمة ومهارة يتم إستخدامها علي نطاق واسع في العمل .

يعرض التقرير تحليل لوقائع متربطة بمشكلة معينة. يجب وضع جميع المصادر التي تم الرجوع إليها في التقرير وفقاً للأسلوب المفضل لديك، تجنب سرقة المراجع وعند كتابة تقرير جيد يثبت ذلك قدرتك علي :

• فهم الغرض من لائحة التقرير والإلتزام بمواصفتها .
• جمع وتقيم وتحليل المعلومات المرتبطة بالموضوع .
• القدرة علي كتابة مادة منطقية ومتماسكة .
•  تقديم التقرير المطلوب منك وفقاً للتعليمات .
• القدرة علي وضع الإستنتاجات المناسبة التي تدعمها الأدلة.
• تقديم التوصيات المدروسة والعلمية .

بناء التقرير :

فيما يلي شرح لهيكل ومكونات التقرير، يجب أن تلاحظ أن هذه مجرد مبادئ توجيهية فقط وليست قواعد . لذلك، يجب ان تستخدم ذكائك في  كتابة التقرير الخاص بك .

العنوان : أهم شئ في التقرير لأنه يقدم فكرة ملخصة عن الموضوع. يجب أن تختار  عنوان جذاب للقارئ لكي يحدث تأثير جيد .

الخلاصة : يجب أن تكون الخلاصة قصيرة  في غضون حوالي 2 فقرة (250 كلمة ) . ينبغي أن يشمل الملخلص جوهر التقرير . يتحدد  من خلال الملخص إذا كان القارئ سيمضي قدماً  في قراءة التقرير أم لا .يمكن أن يحتوي علي كميات  من التفاصيل بنسب متفاوتة مثل محاولة عرض الدافع الرئيسي والمنهجية  وبعض النتائج اللافتة للنظر إن وجدت .

المقدمة :  تبدأ معظم التقارير بكتابة مقدمة ويجب أن يكون هذا الجزء يعرض إجابة علي الأسئلة التالية  ليس بالضرورة كلها بعض منها كافي . بعد تحديد العنوان وكتابة الملخص هناك جزئان تتخذهم  أغلبية التقارير .

•  ما هي المشكلة ؟  بعبارة أخري، الخلفية عن الموضوع قد يتضمن ذلك الهدف من التقرير .
• ما هي بالتحديد المشكلة التي تحاول حلها ؟
• طرح أسباب صعوبة المشكلة ؟ بمعني طرح سبب هذه المشكلة
•  هل تزال المشكلة بدون حل ؟
• ما هي الإفتراضات التي تساعد في حل المشكلة ؟
• ما هي النتائج الرئيسية ؟ عرض ملخص رئيسي للنتائج .
• ما هي الأفكار التي يدور حولها التقرير ؟

المقدمة عبارة عن نسخة مختصرة من التقرير لأن التقرير عبارة عن مزيد من التوسع للأمور التي تم عرضها بطريقة موجزة في المقدمة .

المعلومات الأساسية : يجب أن تعرض علي القارئ المعلومات الأساسية عن المشكلة التي قمت من أجلها بإعداد التقرير . يتعرف القارئ علي المبادئ التي تحفزه للإستمرار في إستكمال قراءة التقرير .

الدراسات السابقة : يتضمن هذا الجزء طرح تفسير لماذا قمت بهذا العمل ؟  ومقارنة بين إختيارك وعملك لهذه المشكلة بالدراسات السابقة في نفس الموضوع. علي سبيل المثال، قد تكون المقارنة بناء علي الأداء الوظيفي أو المنهج . تستغرق هذه الجزئية حوالي سطرين .

يمكنك عرض هذه المقارنة في صورة جدول لكي يعرض أبعاد المقارنة المختلفة لكي يشعر القارئ بالدقة أثناء عرض النقطة لتوضيحها  بشكل مختصر .

القسم المنهجي : يعد الجزء المنهجي قسم رئيسي يمكن تقسيمه إلي أقسام متعددة . من المنطقي أن يشير القسم المنهجي إلي مجموعة من النقاط الرئيسية التالية :

الخطوط العريضة : من الضروري أن يكون لديك خطوط عريضة للمنهجية المستخدمة في البحث .